Sự Kiện Tốt

Tổ chức sự kiện lần đầu luôn mang lại nhiều háo hức nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro. Rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp dù có ngân sách, ý tưởng tốt nhưng sự kiện vẫn không đạt kỳ vọng do thiếu kinh nghiệm và không có quy trình rõ ràng. Việc nhận diện sớm những sai lầm phổ biến khi tổ chức sự kiện lần đầu sẽ giúp bạn tránh lãng phí chi phí, hạn chế sự cố và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ hơn.

Không xác định rõ mục tiêu sự kiện

Sai lầm lớn nhất của người tổ chức sự kiện lần đầu là bắt tay vào làm khi chưa xác định rõ mục tiêu. Nhiều người chỉ biết “tổ chức cho hoành tráng” nhưng không trả lời được câu hỏi sự kiện này để làm gì, dành cho ai và mang lại giá trị gì.

Khi mục tiêu không rõ ràng, toàn bộ các quyết định phía sau như concept, kịch bản, thiết bị, nhân sự đều dễ bị lan man, thiếu trọng tâm và gây lãng phí ngân sách.

Đánh giá sai quy mô và số lượng khách tham dự

Việc ước lượng sai số lượng khách mời là lỗi rất thường gặp. Nếu đánh giá thấp quy mô, sự kiện dễ rơi vào tình trạng thiếu chỗ ngồi, thiếu đồ ăn, không gian chật chội. Ngược lại, nếu đánh giá quá cao, chi phí sẽ bị đội lên không cần thiết.

Người tổ chức sự kiện lần đầu thường không có kinh nghiệm dự đoán tỷ lệ khách tham dự thực tế, dẫn đến việc setup không phù hợp với tình hình thực tế của chương trình.

Hình 1. Quy mô và số lượng khách tham dự (Nguồn: sưu tầm)

Không lập ngân sách chi tiết ngay từ đầu

Nhiều người chỉ ước lượng ngân sách tổng mà không bóc tách theo từng hạng mục cụ thể. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến phát sinh chi phí và “vỡ kế hoạch” khi sự kiện sắp diễn ra.

Việc không có ngân sách chi tiết khiến người tổ chức khó kiểm soát các khoản như thiết bị kỹ thuật, nhân sự, decor, vận chuyển, thi công và chi phí dự phòng. Đến sát ngày diễn ra, mọi thứ đều trở nên bị động.

Tự ôm đồm quá nhiều hạng mục

Một sai lầm phổ biến khác là cố gắng tự làm mọi thứ để tiết kiệm chi phí. Từ liên hệ địa điểm, thuê thiết bị, tìm nhân sự đến điều phối chương trình, tất cả đều do một hoặc hai người đảm nhiệm.

Việc ôm đồm quá nhiều đầu việc khiến người tổ chức dễ bị quá tải, thiếu tập trung và không thể xử lý tốt các tình huống phát sinh trong ngày diễn ra sự kiện.

Xem nhẹ vai trò của kịch bản và timeline

Nhiều người tổ chức sự kiện lần đầu cho rằng chỉ cần có MC và vài tiết mục là đủ. Thực tế, thiếu kịch bản chi tiết và timeline rõ ràng sẽ khiến chương trình bị kéo dài, lộn xộn hoặc mất cao trào.

Kịch bản không chỉ là nội dung sân khấu mà còn bao gồm cue kỹ thuật, thời gian chuyển cảnh, thời lượng từng phần và phương án dự phòng khi có sự cố.

Hình 2. Kịch bản và timeline sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

Không chạy thử và kiểm tra kỹ thuật trước sự kiện

Bỏ qua bước chạy thử âm thanh, ánh sáng, màn hình là một sai lầm nghiêm trọng. Sự cố micro, nhạc, ánh sáng hoặc video trình chiếu hoàn toàn có thể xảy ra nếu không được test kỹ trước giờ G.

Người tổ chức sự kiện lần đầu thường chủ quan, tin rằng thiết bị “đã thuê thì sẽ chạy tốt”, dẫn đến sự cố ngay trong lúc chương trình đang diễn ra.

Thiếu phương án dự phòng cho rủi ro

Thời tiết xấu, mất điện, nhân sự đến trễ, thiết bị gặp trục trặc là những rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra. Tuy nhiên, nhiều sự kiện lần đầu không hề có phương án dự phòng cho các tình huống này.

Khi sự cố xảy ra mà không có kế hoạch B, người tổ chức dễ lúng túng, xử lý chậm và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách tham dự.

Không có người điều phối tổng thể chương trình

Một chương trình dù nhỏ cũng cần có người điều phối chính. Việc không phân công rõ ai là người điều phối khiến các bộ phận kỹ thuật, MC, nhân sự biểu diễn hoạt động rời rạc, thiếu kết nối.

Người điều phối là trung tâm giữ timeline, xử lý phát sinh và kết nối các bộ phận trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Bỏ quên khâu tổng kết và đánh giá sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, nhiều người cho rằng mọi việc đã xong và bỏ qua khâu tổng kết. Điều này khiến những sai sót, kinh nghiệm quý giá không được ghi nhận và rút kinh nghiệm cho các chương trình sau.

Với doanh nghiệp, việc không tổng kết còn khiến khó đánh giá hiệu quả truyền thông, mức độ hài lòng của khách mời và giá trị thực tế mà sự kiện mang lại.

Hình 3. Tổng kết và đánh giá sau sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

Làm thế nào để tránh những sai lầm khi tổ chức sự kiện lần đầu?

Để tránh những sai lầm phổ biến khi tổ chức sự kiện lần đầu, người tổ chức cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ mục tiêu, ngân sách, kịch bản đến nhân sự và thiết bị. Việc tham khảo kiến thức ngành, áp dụng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả chương trình.

Sự Kiện Tốt – Giải pháp hỗ trợ người tổ chức sự kiện lần đầu

Công ty TNHH Công Nghệ Sự Kiện Tốt được xây dựng nhằm hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp tiếp cận ngành tổ chức sự kiện một cách dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Thông qua website sukientot.com, Sự Kiện Tốt giúp kết nối nhanh chóng với nhân sự sự kiện, dịch vụ trang trí, thiết bị kỹ thuật và địa điểm tổ chức phù hợp cho cả người tổ chức lần đầu lẫn đơn vị chuyên nghiệp.

Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ, Sự Kiện Tốt còn chia sẻ kiến thức thực tế, giúp bạn nhận diện sớm những sai lầm khi tổ chức sự kiện lần đầu và có giải pháp phù hợp để sự kiện diễn ra trọn vẹn, đúng mục tiêu và đúng ngân sách.

Thông tin công ty
Công ty TNHH Công Nghệ Sự Kiện Tốt
Website: https://sukientot.com
Lĩnh vực hoạt động: Nền tảng kết nối nhân sự, dịch vụ và địa điểm tổ chức sự kiện
Hotline: 0393 719 095