NHỮNG HẠNG MỤC CHI PHÍ THƯỜNG BỊ BỎ SÓT KHI LÀM SỰ KIỆN

Khi lập ngân sách tổ chức sự kiện, nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào những khoản chi “nhìn thấy rõ” như sân khấu, âm thanh, ánh sáng hay trang trí. Tuy nhiên trên thực tế, rất nhiều sự kiện bị đội chi phí hoặc vỡ ngân sách vì bỏ sót các hạng mục phát sinh quan trọng. Việc nhận diện sớm những hạng mục chi phí thường bị bỏ sót khi làm sự kiện sẽ giúp bạn chủ động hơn trong kế hoạch tài chính và tránh rơi vào thế bị động sát ngày diễn ra chương trình.

Chi phí khảo sát và chuẩn bị trước sự kiện

Đây là nhóm chi phí thường bị xem nhẹ nhất. Việc khảo sát địa điểm nhiều lần, đo đạc không gian, kiểm tra nguồn điện, lối vận chuyển và phương án thi công có thể phát sinh chi phí nhân sự, xăng xe hoặc thời gian làm việc ngoài giờ. Với các sự kiện doanh nghiệp hoặc sự kiện quy mô lớn, chi phí khảo sát kỹ lưỡng là cần thiết để hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai.

Chi phí vận chuyển và bốc xếp thiết bị

Nhiều người chỉ tính chi phí thuê thiết bị mà quên mất chi phí vận chuyển, bốc xếp và di chuyển nhiều chuyến. Với địa điểm xa trung tâm, địa điểm không có thang máy hoặc phải vận chuyển qua nhiều tầng, chi phí này có thể tăng đáng kể. Ngoài ra, việc vận chuyển ban đêm hoặc ngoài khung giờ hành chính cũng thường bị tính thêm phụ phí.

Hình 1. Các chi phí tổ chức sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

Chi phí thi công ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ

Đây là hạng mục rất dễ bị bỏ sót. Nhiều địa điểm chỉ cho phép thi công ban đêm hoặc yêu cầu hoàn tất setup trước giờ mở cửa, dẫn đến phát sinh chi phí nhân sự ngoài giờ. Nếu sự kiện diễn ra vào cuối tuần, ngày lễ hoặc dịp cao điểm, chi phí thi công, nhân sự và vận hành thường tăng cao hơn so với ngày thường.

Chi phí nhân sự vận hành và điều phối

Ngoài MC, nghệ sĩ biểu diễn hay kỹ thuật chính, sự kiện còn cần nhiều nhân sự hậu cần như điều phối, hỗ trợ khách mời, trực kỹ thuật, giám sát thi công và tháo dỡ. Những vị trí này thường không được liệt kê rõ trong ngân sách ban đầu, nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng để chương trình diễn ra trơn tru.

Hình 2. Các chi phí tổ chức sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

Chi phí chạy thử và rehearsal

Chạy thử kỹ thuật, tổng duyệt chương trình hoặc rehearsal cho tiết mục biểu diễn là bước quan trọng nhưng hay bị cắt bỏ để tiết kiệm chi phí. Thực tế, việc chạy thử giúp phát hiện sớm lỗi âm thanh, ánh sáng, video hoặc timeline, từ đó tránh những sự cố nghiêm trọng khi chương trình chính thức diễn ra.

Chi phí dự phòng rủi ro

Rất nhiều người làm sự kiện lần đầu không để ngân sách dự phòng. Các rủi ro như thời tiết xấu, hỏng thiết bị, phát sinh thêm nhân sự, kéo dài thời gian sử dụng địa điểm đều có thể xảy ra. Thông thường, chi phí dự phòng nên chiếm khoảng 5–10% tổng ngân sách sự kiện để đảm bảo an toàn tài chính.

Chi phí an ninh, bảo vệ và an toàn

Với các sự kiện có đông người tham dự, chi phí bảo vệ, an ninh, kiểm soát ra vào, giữ xe hoặc hỗ trợ an toàn là hạng mục không thể thiếu. Tuy nhiên, nhiều sự kiện nhỏ và vừa thường bỏ qua khoản này cho đến khi phát sinh vấn đề trong quá trình diễn ra chương trình.

Chi phí ăn uống và hỗ trợ nhân sự

Nhân sự thi công, kỹ thuật và vận hành thường làm việc trong thời gian dài, thậm chí xuyên đêm. Chi phí ăn uống, nước uống, nghỉ ngơi cho nhân sự nếu không được tính trước sẽ trở thành khoản phát sinh ngoài dự kiến. Đây là chi phí nhỏ nhưng cộng dồn lại có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách.

Hình 3. Các chi phí tổ chức sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

Chi phí tháo dỡ, hoàn trả và vệ sinh sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, việc tháo dỡ thiết bị, vận chuyển về kho, vệ sinh mặt bằng và hoàn trả hiện trạng địa điểm cũng phát sinh chi phí. Nhiều người chỉ tập trung cho ngày diễn ra mà quên mất chi phí sau sự kiện, dẫn đến thiếu ngân sách ở giai đoạn cuối.

Chi phí truyền thông và lưu trữ sau sự kiện

Chụp ảnh, quay video, dựng clip, lưu trữ tư liệu và đăng tải truyền thông sau sự kiện là hạng mục quan trọng, đặc biệt với doanh nghiệp. Nếu không tính trước, chi phí này thường bị cắt bỏ hoặc phát sinh ngoài kế hoạch, làm giảm hiệu quả truyền thông tổng thể của chương trình.

Làm thế nào để tránh bỏ sót chi phí khi tổ chức sự kiện?

Để hạn chế việc bỏ sót chi phí, người tổ chức cần bóc tách ngân sách theo từng hạng mục chi tiết, có checklist rõ ràng và luôn để một khoản dự phòng hợp lý. Việc tham khảo kinh nghiệm từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc sử dụng nền tảng kết nối dịch vụ sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách tốt hơn và tránh những phát sinh không mong muốn.

Sự Kiện Tốt – Giải pháp kiểm soát chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả

Công ty TNHH Công Nghệ Sự Kiện Tốt được xây dựng với mục tiêu hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp tổ chức sự kiện một cách minh bạch và tối ưu chi phí. Thông qua website sukientot.com, bạn có thể dễ dàng tiếp cận hệ sinh thái nhân sự sự kiện, thiết bị kỹ thuật, dịch vụ trang trí và địa điểm tổ chức, từ đó chủ động bóc tách chi phí và hạn chế tối đa các khoản phát sinh.

Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ, Sự Kiện Tốt còn chia sẻ kiến thức ngành thực tế, giúp bạn nhận diện sớm những hạng mục chi phí thường bị bỏ sót khi làm sự kiện và xây dựng ngân sách phù hợp ngay từ đầu.

Thông tin công ty
Công ty TNHH Công Nghệ Sự Kiện Tốt
Website: https://sukientot.com
Lĩnh vực hoạt động: Nền tảng kết nối nhân sự, dịch vụ và địa điểm tổ chức sự kiện
Hotline: 0393 719 095