Sự Kiện Tốt

Khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức một sự kiện, câu hỏi được quan tâm nhiều nhất luôn là: Chi phí tổ chức sự kiện gồm những khoản nào?
Việc nắm rõ các hạng mục chi phí không chỉ giúp bạn dự trù ngân sách chính xác, mà còn tránh phát sinh không mong muốn và lựa chọn được giải pháp tổ chức phù hợp nhất.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ và chi tiết các khoản chi phí trong một sự kiện, từ cơ bản đến nâng cao, áp dụng cho cả sự kiện cá nhân và doanh nghiệp.

1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

Đây thường là khoản chi lớn đầu tiên và ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô sự kiện.

Chi phí địa điểm có thể bao gồm:

Phí thuê không gian theo giờ, theo buổi hoặc theo ngày
Phí phục vụ (nếu là nhà hàng, trung tâm tiệc)
Phí setup cơ bản của địa điểm
Phí ngoài giờ hoặc phụ thu ngày lễ, cuối tuần

Chi phí địa điểm sẽ thay đổi tùy theo:

Số lượng khách tham dự
Vị trí trung tâm hay ngoại thành
Loại hình sự kiện (tiệc nhỏ, hội thảo, khai trương…)
Hình 1: Địa điểm tổ chức sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

2. Chi phí trang trí sự kiện (Decor)

Trang trí quyết định ấn tượng thị giác và cảm xúc của khách tham dự.

Các khoản chi phí trang trí thường gồm:

Backdrop sân khấu hoặc khu vực chụp hình
Bàn gallery, bàn lễ tân
Bong bóng, hoa tươi, hoa lụa
Standee, bảng welcome, đạo cụ trang trí theo chủ đề

Chi phí decor phụ thuộc vào:

Phong cách đơn giản hay cao cấp
Kích thước không gian
Chủ đề sự kiện và mức độ cá nhân hóa
Hình 2: Trang trí sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

3. Chi phí nhân sự sự kiện

Nhân sự là yếu tố quyết định chất lượng vận hành và trải nghiệm chương trình.

Các nhóm nhân sự thường cần:

MC dẫn chương trình
Hoạt náo viên, chú hề, nghệ sĩ biểu diễn
Nhân sự kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng)
Nhân sự hỗ trợ, điều phối, lễ tân

Chi phí nhân sự phụ thuộc vào:

Thời lượng chương trình
Kinh nghiệm và chuyên môn
Số lượng nhân sự tham gia
Hình 3: Nhân sự tổ chức sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

4. Chi phí âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật

Đây là phần bắt buộc với hầu hết các sự kiện, kể cả quy mô nhỏ.

Các hạng mục kỹ thuật bao gồm:

Loa, micro, mixer
Hệ thống ánh sáng sân khấu
Màn hình LED hoặc máy chiếu
Sân khấu, thảm trải, khung treo

Chi phí kỹ thuật thay đổi theo:

Diện tích không gian
Số lượng thiết bị
Thời gian sử dụng (nửa ngày, cả ngày)
Hình 4: Âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật tổ chức sự kiện (Nguồn: sưu tầm)

5. Chi phí kịch bản và nội dung chương trình

Nhiều người thường bỏ qua khoản này, nhưng thực tế nội dung quyết định sự thành công của sự kiện.

Chi phí có thể bao gồm:

Xây dựng kịch bản tổng thể
Kịch bản chi tiết cho MC
Nội dung hoạt động, minigame, tương tác
Timeline chương trình

Với sự kiện doanh nghiệp, kịch bản càng rõ ràng thì:

Chương trình càng mạch lạc
Tránh kéo dài, phát sinh thời gian và chi phí

6. Chi phí in ấn và truyền thông sự kiện

Tùy loại hình sự kiện, chi phí này có thể nhiều hoặc ít.

Một số hạng mục thường gặp:

Thiệp mời, thư mời
Banner, standee, backdrop in ấn
Quà tặng, vật phẩm sự kiện
Chụp ảnh, quay video lưu niệm

7. Chi phí vận chuyển, thi công và tháo dỡ

Đây là khoản phát sinh rất phổ biến nếu không tính trước.

Bao gồm:

Vận chuyển thiết bị, đạo cụ
Nhân công lắp đặt và tháo dỡ
Phí bốc xếp
Phụ phí thi công ban đêm hoặc ngoài giờ

8. Chi phí dự phòng phát sinh

Trong tổ chức sự kiện, luôn cần một khoản dự phòng để xử lý tình huống bất ngờ.

Chi phí dự phòng thường từ:

5% – 10% tổng ngân sách

Dùng cho:

Thay đổi thời gian
Phát sinh nhân sự
Bổ sung thiết bị hoặc vật dụng

Tổng kết: Làm sao để kiểm soát chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả?

Để tối ưu chi phí tổ chức sự kiện, bạn nên:

Liệt kê rõ từng hạng mục ngay từ đầu
Xác định mức ngân sách tối đa có thể chi
Ưu tiên những hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm
Hạn chế làm việc với quá nhiều bên riêng lẻ

Hiện nay, nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn nền tảng kết nối tổ chức sự kiện trọn gói để:

Gộp chi phí minh bạch
Giảm rủi ro phát sinh
Tiết kiệm thời gian và công sức

Với một kế hoạch rõ ràng và giải pháp phù hợp, tổ chức sự kiện không nhất thiết phải tốn kém, mà quan trọng là chi đúng – đủ – hiệu quả.

Sự Kiện Tốt – Giải pháp tổ chức sự kiện tiện lợi, minh bạch và tối ưu chi phí

Trong thực tế, chi phí tổ chức sự kiện thường bị đội lên không phải vì nhu cầu cao, mà do thiếu kinh nghiệm, thiếu kế hoạch và làm việc với quá nhiều đầu mối rời rạc. Từ việc tìm địa điểm, thuê nhân sự, chọn dịch vụ trang trí cho đến thiết bị kỹ thuật, mỗi khâu đều tiềm ẩn rủi ro phát sinh chi phí nếu không được kiểm soát tốt.

Sự Kiện Tốt ra đời như một giải pháp tổ chức sự kiện tiện lợi và hiệu quả, giúp khách hàng:

Kết nối nhanh với địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Chủ động lựa chọn nhân sự sự kiện chuyên nghiệp
Tối ưu chi phí khi sử dụng dịch vụ và thiết bị trọn gói
Giảm thiểu rủi ro phát sinh nhờ quy trình rõ ràng, minh bạch

Thay vì phải tự liên hệ từng bên, so sánh báo giá rời rạc và mất nhiều thời gian quản lý, Sự Kiện Tốt giúp bạn đơn giản hóa toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện chỉ trong một nền tảng duy nhất.

Dù là tiệc sinh nhật, khai trương, hội nghị hay sự kiện doanh nghiệp, mục tiêu của Sự Kiện Tốt luôn là:
Tổ chức đúng nhu cầu – đúng ngân sách – đúng chất lượng.

Thông tin công ty
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SỰ KIỆN TỐT
Địa chỉ: 36 Nguyễn Thiện Thuật, Phường Bình Thạnh, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0393 719 095
Website: sukientot.com