Xin báo giá dịch vụ sự kiện như thế nào để không phát sinh chi phí? 10 thông tin bắt buộc bạn phải hỏi

Khi cần tổ chức sự kiện, rất nhiều khách hàng có thói quen hỏi nhanh: “Bên mình giá bao nhiêu?”. Tuy nhiên, câu hỏi này gần như không thể cho ra báo giá chính xác, dẫn đến tình trạng báo giá chênh lệch, phát sinh chi phí hoặc hiểu sai phạm vi công việc. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu cách xin báo giá dịch vụ sự kiện đúng và đủ, biết rõ 10 thông tin bắt buộc phải gửi, kèm mẫu tin nhắn xin báo giá copy dùng ngay và cách so sánh báo giá sự kiện cho đúng.

Vì sao hỏi “giá bao nhiêu?” thường không nhận được báo giá chính xác?
Khác với việc mua một sản phẩm cố định, dịch vụ sự kiện là dịch vụ tùy biến, mỗi chương trình có quy mô, địa điểm và yêu cầu kỹ thuật khác nhau. Cùng một hạng mục âm thanh ánh sáng nhưng chi phí có thể chênh lệch rất lớn nếu không gian trong nhà hay ngoài trời, tổ chức ban ngày hay ban đêm, số lượng khách 50 hay 500 người, địa điểm gần hay xa trung tâm. Khi chỉ hỏi chung chung “giá bao nhiêu”, đơn vị cung cấp không đủ dữ liệu để báo giá chuẩn, chỉ có thể báo giá ước lượng và rất dễ phát sinh khi thi công thực tế.

Xin báo giá dịch vụ sự kiện cần cung cấp những thông tin gì?
Để nhận được báo giá dịch vụ sự kiện chính xác và hạn chế phát sinh, bạn cần gửi đầy đủ thông tin ngay từ đầu. Dưới đây là 10 thông tin bắt buộc để báo giá đúng và đủ: thời gian tổ chức sự kiện (ngày, giờ, thời lượng); địa điểm tổ chức (tên địa điểm, trong nhà hay ngoài trời); quy mô khách mời; hạng mục cần thuê (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, trang trí, MC, màn hình LED…); không gian tổ chức; thời gian setup và tháo dỡ; ngân sách dự kiến (nếu có); yêu cầu kỹ thuật đặc biệt; thi công ban đêm hoặc ngày lễ; thông tin người liên hệ và người quyết định.

Cách xin báo giá dịch vụ sự kiện nhanh và hiệu quả nhất
Để tiết kiệm thời gian, bạn nên gửi đầy đủ thông tin trong một lần, gửi cho khoảng 2–3 đơn vị để so sánh và ưu tiên nhắn Zalo hoặc form chi tiết thay vì gọi miệng. Tránh gửi từng tin rời rạc vì rất dễ thiếu thông tin và hiểu sai yêu cầu.

Mẫu tin nhắn xin báo giá dịch vụ sự kiện (copy dùng ngay)
Mẫu 1 – Xin báo giá dịch vụ sự kiện tổng quát

Chào anh/chị, bên mình đang cần xin báo giá dịch vụ sự kiện với thông tin sau: thời gian tổ chức …, địa điểm …, quy mô khách … người, hạng mục cần thuê … Nhờ anh/chị tư vấn phương án phù hợp và gửi báo giá giúp mình. Cảm ơn anh/chị.

Mẫu 2 – Xin báo giá âm thanh ánh sáng sự kiện

Chào anh/chị, mình cần xin báo giá âm thanh ánh sáng cho sự kiện: thời gian …, địa điểm …, số lượng khách … người, không gian trong nhà/ngoài trời. Nhờ anh/chị tư vấn cấu hình và báo giá chi tiết giúp mình nhé.

Mẫu 3 – Xin báo giá trang trí sự kiện (sinh nhật/khai trương)

Chào anh/chị, mình cần xin báo giá trang trí sự kiện cho chương trình sinh nhật/khai trương với thông tin: thời gian …, địa điểm …, quy mô khách … người, concept mong muốn (nếu có). Nhờ anh/chị gửi giúp phương án và báo giá.

Mẫu 4 – Xin báo giá trọn gói dịch vụ sự kiện

Chào anh/chị, bên mình đang tìm đơn vị báo giá trọn gói dịch vụ sự kiện gồm các hạng mục: … Thời gian tổ chức …, địa điểm …, số lượng khách … người. Nhờ anh/chị tư vấn gói phù hợp ngân sách và gửi báo giá giúp mình.

Mẫu 5 – Xin báo giá gấp, cần chốt nhanh

Chào anh/chị, bên mình có chương trình sự kiện cần xin báo giá gấp với thông tin: thời gian …, địa điểm …, quy mô khách … người, hạng mục cần thuê … Mong anh/chị hỗ trợ báo giá sớm để bên mình kịp chốt kế hoạch. Cảm ơn anh/chị.

Làm sao để so sánh báo giá dịch vụ sự kiện cho đúng?
Khi nhận nhiều báo giá, không nên chỉ so sánh tổng tiền. Hãy so sánh phạm vi công việc có bao gồm vận chuyển, nhân sự và kỹ thuật hay không; danh sách hạng mục chi tiết; thời gian phục vụ tính theo buổi hay theo giờ; điều khoản phát sinh có được ghi rõ hay không. Một báo giá thấp nhưng thiếu hạng mục rất dễ khiến tổng chi phí cuối cùng cao hơn.

Báo giá sự kiện thường phát sinh thêm chi phí nào?
Các khoản phát sinh phổ biến gồm thi công ban đêm, thi công ngày lễ hoặc cuối tuần, phí vận chuyển xa, phát sinh thời gian sử dụng và yêu cầu kỹ thuật tại chỗ khác so với khảo sát ban đầu. Những khoản này cần được ghi rõ trong báo giá hoặc hợp đồng.

Làm sao để hạn chế phát sinh khi xin báo giá dịch vụ sự kiện?
Bạn nên gửi thông tin càng chi tiết càng tốt, yêu cầu báo giá ghi rõ các trường hợp phát sinh, xác nhận lại thời gian, địa điểm và điều kiện thi công trước khi chốt. Việc làm việc với đơn vị có quy trình minh bạch sẽ giúp giảm rủi ro. Hiện nay, nhiều khách hàng lựa chọn nền tảng kết nối dịch vụ như sukientot.com để gửi yêu cầu báo giá đầy đủ một lần, so sánh nhiều đơn vị cùng lúc và hạn chế thiếu sót thông tin.

Kết luận
Xin báo giá dịch vụ sự kiện không khó, nhưng cần làm đúng cách. Khi cung cấp đủ thông tin ngay từ đầu, bạn sẽ nhận được báo giá sát thực tế, dễ so sánh giữa các đơn vị và hạn chế tối đa chi phí phát sinh. Một báo giá đúng không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn.