So sánh báo giá sự kiện như thế nào cho đúng? 12 tiêu chí tránh rẻ mà thiếu hạng mục

Trong quá trình tổ chức sự kiện, không ít khách hàng rơi vào tình huống: “Báo giá này rẻ hơn rất nhiều, nhưng đến lúc làm thì thiếu đủ thứ và phát sinh liên tục.” Nguyên nhân không nằm ở việc chọn sai người, mà thường đến từ cách so sánh báo giá sự kiện chưa đúng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu vì sao báo giá rẻ thường tiềm ẩn rủi ro, cách so sánh báo giá dịch vụ sự kiện dựa trên 12 tiêu chí quan trọng, khi nào nên chọn báo giá cao hơn và cách chọn nhà cung cấp sự kiện phù hợp mà không mất quá nhiều thời gian.

Vì sao báo giá sự kiện rẻ thường tiềm ẩn rủi ro?
Khác với các sản phẩm có giá niêm yết cố định, báo giá dịch vụ sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào phạm vi công việc. Hai báo giá có tổng tiền chênh lệch nhau chưa chắc đã khác nhau về giá, mà khác ở những gì được bao gồm bên trong. Nhiều báo giá rẻ ban đầu thường cắt giảm hạng mục phụ nhưng không nói rõ, dùng thiết bị cấu hình thấp, thiếu nhân sự vận hành hoặc không bao gồm các chi phí phát sinh phổ biến. Khi sự kiện diễn ra, những phần bị thiếu này sẽ được bổ sung bằng chi phí phát sinh, khiến tổng chi phí cuối cùng cao hơn nhiều so với báo giá ban đầu.

4 lỗi phổ biến khi so sánh báo giá dịch vụ sự kiện
Lỗi đầu tiên là so sánh tổng tiền thay vì chi tiết hạng mục. Nhiều khách hàng chỉ nhìn con số cuối cùng mà bỏ qua danh sách hạng mục bên trong. Một báo giá thấp hơn có thể ít thiết bị hơn, thiếu nhân sự hoặc không bao gồm vận chuyển và lắp đặt.

Lỗi thứ hai là không kiểm tra thương hiệu và cấu hình thiết bị. Trong báo giá âm thanh ánh sáng hoặc màn hình LED, cùng một hạng mục nhưng chất lượng có thể rất khác nhau.

Lỗi thứ ba là bỏ qua chi phí nhân sự và vận hành như số lượng kỹ thuật viên, thời gian làm việc hay nhân sự trực sự kiện.

Lỗi cuối cùng là không đọc kỹ điều khoản phát sinh như thi công ban đêm, ngày lễ, vận chuyển xa hoặc phát sinh giờ.

So sánh báo giá sự kiện cần dựa trên những tiêu chí nào?
Để so sánh báo giá dịch vụ sự kiện cho đúng, bạn nên dựa trên một checklist rõ ràng thay vì cảm tính. Danh sách hạng mục cần được liệt kê đầy đủ và chi tiết.

Quy mô và cấu hình thiết bị phải phù hợp với số lượng khách.

Thương hiệu thiết bị sử dụng cần được ghi rõ.

Báo giá nên thể hiện số lượng và vai trò nhân sự.

Thời gian setup và tháo dỡ phải cụ thể.

Phí vận chuyển và bốc dỡ đã bao gồm hay chưa.

Điều kiện thi công trong nhà hay ngoài trời.

Thời gian phục vụ tính theo buổi, theo giờ hay trọn ngày.

Có hay không phương án dự phòng sự cố.

Điều khoản phát sinh được ghi rõ ràng.

Chính sách hỗ trợ và xử lý sự cố trong sự kiện.

Cuối cùng là uy tín và kinh nghiệm của đơn vị cung cấp.

Làm sao yêu cầu đơn vị gửi báo giá breakdown chi tiết?
Để tránh báo giá mập mờ, bạn nên chủ động yêu cầu báo giá breakdown theo từng hạng mục như thiết bị, nhân sự, thời gian, vận chuyển và các khoản phát sinh. Nên hỏi rõ báo giá đã bao gồm những gì, chi phí nào có thể phát sinh thêm và có thể tách chi tiết từng phần để dễ so sánh hay không.

Với các nền tảng kết nối dịch vụ sự kiện như sukientot.com, báo giá thường được trình bày theo từng hạng mục rõ ràng, giúp người thuê dễ kiểm tra và so sánh giữa nhiều nhà cung cấp trên cùng một hệ thống.

Khi nào nên chọn báo giá sự kiện cao hơn?
Không phải lúc nào báo giá thấp cũng là lựa chọn tốt. Bạn nên cân nhắc báo giá cao hơn khi sự kiện có khách VIP hoặc lãnh đạo tham dự, khi yêu cầu kỹ thuật cao như LED lớn, ánh sáng sân khấu mạnh, livestream, khi không có thời gian xử lý rủi ro hoặc khi cần một đơn vị chịu trách nhiệm tổng thể. Trong những trường hợp này, báo giá cao hơn thường đi kèm thiết bị tốt hơn, nhân sự đầy đủ, quy trình rõ ràng và ít phát sinh ngoài dự kiến.

Mẫu bảng so sánh 3 báo giá dịch vụ sự kiện
Một cách đơn giản để ra quyết định là lập bảng so sánh ba nhà cung cấp theo các tiêu chí như giá tổng, hạng mục bao gồm, nhân sự, điều khoản phát sinh và ghi chú rủi ro. Bảng so sánh giúp bạn nhìn rõ sự khác biệt thực tế thay vì chỉ dựa vào con số báo giá.

Cách chọn nhà cung cấp sự kiện phù hợp mà không mất thời gian
Thông thường, khách hàng có thể tự tìm từng đơn vị để xin báo giá riêng lẻ, nhưng cách này tốn thời gian và khó so sánh. Giải pháp hiệu quả hơn là sử dụng nền tảng kết nối dịch vụ sự kiện để gửi yêu cầu một lần và nhận nhiều báo giá cùng lúc. Thông qua sukientot.com, khách hàng có thể dễ dàng so sánh báo giá, kiểm tra hạng mục và hạn chế rủi ro thiếu sót, đặc biệt phù hợp với những người chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện hoặc cần chốt nhanh.

Kết luận
So sánh báo giá sự kiện không nên chỉ dừng lại ở việc bên nào rẻ hơn. Một báo giá đúng cần được đánh giá dựa trên hạng mục, chất lượng thiết bị, nhân sự và điều khoản phát sinh. Khi có checklist rõ ràng và cách so sánh đúng, bạn sẽ tránh được rủi ro rẻ mà thiếu, kiểm soát ngân sách tốt hơn và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp.