Những Lỗi Hay Gặp Khi Thuê Dịch Vụ Sự Kiện (Đi Trễ, Thiếu Đạo Cụ…) Và Cách Phòng Tránh Hiệu Quả

Thuê dịch vụ sự kiện là giải pháp phổ biến giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức khi tổ chức chương trình. Tuy nhiên, không ít sự kiện vẫn gặp sự cố ngoài mong muốn như nhân sự đến trễ, thiếu đạo cụ, thiết bị gặp lỗi hay phát sinh chi phí không báo trước. Những vấn đề này nếu không được kiểm soát tốt có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách mời và hình ảnh thương hiệu.

Bài viết dưới đây tổng hợp những lỗi hay gặp khi thuê dịch vụ sự kiện cùng cách phòng tránh thực tế, giúp bạn chủ động hơn trong quá trình tổ chức và hạn chế rủi ro.

Lỗi đi trễ, đến sát giờ diễn ra sự kiện

Đây là lỗi phổ biến nhất khi thuê dịch vụ sự kiện, đặc biệt với các tiết mục biểu diễn, MC, nhân sự hoạt náo hoặc đội thi công.

Nguyên nhân thường đến từ việc đơn vị dịch vụ không tính đủ thời gian di chuyển, nhận quá nhiều show trong cùng khung giờ, hoặc không khảo sát địa điểm trước nên gặp khó khăn khi tìm đường, gửi xe, vận chuyển thiết bị.

Hậu quả là chương trình bị trễ giờ, khách mời phải chờ đợi, ban tổ chức rơi vào tình huống bị động và không khí sự kiện bị ảnh hưởng ngay từ đầu.

Để phòng tránh, người thuê cần yêu cầu đơn vị dịch vụ có mặt trước giờ diễn ra tối thiểu từ 30 đến 60 phút tùy quy mô chương trình. Thời gian có mặt cần được ghi rõ trong thỏa thuận hoặc hợp đồng. Trước ngày diễn ra sự kiện nên xác nhận lại giờ giấc, địa điểm và người phụ trách chính để tránh nhầm lẫn.

Lỗi thiếu đạo cụ, trang phục không đúng cam kết ban đầu

Nhiều khách hàng gặp tình trạng dịch vụ mang thiếu đạo cụ, sử dụng trang phục khác so với hình ảnh đã tư vấn hoặc không đúng concept chương trình.

Nguyên nhân thường do không có checklist đạo cụ rõ ràng, sử dụng hình ảnh minh họa nhưng thực tế không có sẵn, hoặc nhầm lẫn giữa các gói dịch vụ khác nhau.

Hậu quả là tiết mục thiếu điểm nhấn, không đạt được hiệu ứng như mong đợi, thậm chí gây thất vọng cho khách mời, đặc biệt với sự kiện dành cho trẻ em hoặc sự kiện doanh nghiệp có yêu cầu hình ảnh cao.

Cách phòng tránh là yêu cầu đơn vị cung cấp danh sách đạo cụ, trang phục chi tiết kèm hình ảnh thực tế. Trước ngày diễn ra nên xác nhận lại toàn bộ hạng mục đã bao gồm trong gói dịch vụ và không nên chỉ trao đổi qua lời nói mà cần có tin nhắn hoặc văn bản xác nhận.

Chất lượng nhân sự không đúng như tư vấn

Một số trường hợp khách hàng được tư vấn nhân sự giàu kinh nghiệm nhưng khi diễn ra sự kiện lại là người khác, thiếu kỹ năng hoặc chưa quen chương trình.

Nguyên nhân phổ biến là đơn vị dịch vụ thay đổi nhân sự gấp do trùng lịch, thiếu người hoặc không có quy trình kiểm soát chất lượng nhân sự.

Hậu quả là cách giao tiếp thiếu chuyên nghiệp, xử lý tình huống kém, không tương tác tốt với khách mời, làm giảm chất lượng tổng thể của sự kiện.

Để tránh tình trạng này, khách hàng nên yêu cầu thông tin cụ thể về người trực tiếp tham gia chương trình như hình ảnh, kinh nghiệm hoặc video demo. Đồng thời cần hỏi rõ phương án thay thế nếu nhân sự chính gặp sự cố, đảm bảo người thay thế có năng lực tương đương.

Thiết bị âm thanh, ánh sáng gặp sự cố trong quá trình diễn ra

Thiết bị kỹ thuật là yếu tố quan trọng trong mọi sự kiện. Tuy nhiên, không ít chương trình gặp tình trạng micro hú, mất tiếng, ánh sáng không phù hợp hoặc màn hình trình chiếu bị lỗi.

Nguyên nhân thường do thiết bị cũ, không được kiểm tra trước, thiếu kỹ thuật viên trực xuyên suốt chương trình hoặc setup vội vàng.

Hậu quả là chương trình bị gián đoạn, khách mời mất tập trung, hình ảnh sự kiện kém chuyên nghiệp.

Cách phòng tránh là yêu cầu test toàn bộ thiết bị trước giờ diễn ra, đảm bảo có kỹ thuật viên túc trực trong suốt chương trình. Với sự kiện quan trọng, nên ưu tiên đơn vị cho thuê thiết bị uy tín, có phương án dự phòng khi xảy ra sự cố.

Không có hợp đồng hoặc thỏa thuận rõ ràng

Nhiều người khi thuê dịch vụ sự kiện nhỏ thường chỉ trao đổi qua điện thoại hoặc tin nhắn rời rạc mà không có văn bản xác nhận chi tiết.

Nguyên nhân xuất phát từ tâm lý chủ quan hoặc muốn tiết kiệm thời gian.

Hậu quả là khi xảy ra sự cố, khách hàng khó có cơ sở để làm việc lại, tranh chấp hoặc yêu cầu bồi thường.

Để phòng tránh, dù là sự kiện nhỏ hay lớn, vẫn nên có văn bản xác nhận các nội dung cơ bản như thời gian, địa điểm, hạng mục công việc, chi phí và trách nhiệm của hai bên. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi và giảm rủi ro không đáng có.

Phát sinh chi phí ngoài dự kiến

Một lỗi thường gặp khác là chi phí phát sinh vào sát ngày hoặc sau khi kết thúc sự kiện như phụ thu ngoài giờ, phí vận chuyển, phí nâng cấp thiết bị.

Nguyên nhân thường do báo giá ban đầu không chi tiết, không thống nhất rõ các khoản phụ thu hoặc thay đổi yêu cầu sát ngày tổ chức.

Hậu quả là ngân sách bị đội lên, gây khó khăn cho kế hoạch tài chính và tạo cảm giác không minh bạch.

Cách phòng tránh là yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục, hỏi rõ các khoản có thể phát sinh và chốt ngân sách ngay từ đầu. Nếu có thay đổi, cần được báo trước và có sự đồng ý của khách hàng.

Thiếu phương án dự phòng khi xảy ra sự cố

Không ít đơn vị dịch vụ không chuẩn bị phương án backup cho nhân sự, thiết bị hoặc tình huống thời tiết xấu.

Nguyên nhân là do thiếu kinh nghiệm hoặc cắt giảm chi phí dự phòng.

Hậu quả là khi có sự cố xảy ra, chương trình dễ bị gián đoạn hoặc hủy tiết mục, ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách mời.

Để phòng tránh, khách hàng nên hỏi rõ phương án dự phòng cho từng hạng mục quan trọng và ưu tiên lựa chọn đơn vị có quy trình xử lý rủi ro rõ ràng.

Checklist khi thuê dịch vụ sự kiện giúp hạn chế rủi ro

Trước ngày diễn ra sự kiện, bạn nên kiểm tra lại các nội dung như thời gian có mặt của nhân sự, danh sách đạo cụ và thiết bị, kịch bản chương trình, người phụ trách chính và số liên hệ khẩn cấp, cũng như phương án xử lý sự cố.

Một checklist rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Gợi ý giải pháp thuê dịch vụ sự kiện an toàn và hiệu quả

Để hạn chế các lỗi thường gặp khi thuê dịch vụ sự kiện, bạn có thể lựa chọn nền tảng hoặc đơn vị kết nối dịch vụ uy tín, nơi thông tin nhân sự và dịch vụ được công khai rõ ràng, có quy trình kiểm duyệt và hỗ trợ xuyên suốt chương trình.

Sự Kiện Tốt là nền tảng giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm, so sánh và thuê dịch vụ sự kiện phù hợp, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chất lượng cho từng chương trình.

Kết luận

Những lỗi khi thuê dịch vụ sự kiện hoàn toàn có thể phòng tránh nếu bạn có kiến thức, chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn đúng đối tác. Chủ động ngay từ khâu thuê dịch vụ chính là chìa khóa giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và đúng kỳ vọng.